Politika zasebnosti

DGV Solutions d.o.o., Cesta Zore Perello-Godina 2, 6000 Koper, Slovenija, je upravljavec podatkov za svoje uporabniške račune, poslovanje in analitiko. Kontakt: info@minotask.si. Pri obdelavi dokumentov za naročnika praviloma nastopamo kot obdelovalec; če naročnik sam deluje kot obdelovalec, lahko nastopamo kot podobdelovalec. Namen in navodila določajo dejansko vlogo.

• Račun, prijava in naročnina: e-pošta, identifikatorji in podatki uporabnika; za izvajanje pogodbe ali ukrepov pred sklenitvijo pogodbe, kadar ste njena stranka. Pri poslovnih kontaktih naročnika je podlaga naš zakoniti interes za upravljanje poslovnega razmerja.
• Ponudbe, ročno izdajanje računov in poslovna komunikacija: kontaktni in obračunski podatki; pogodba oziroma zakoniti interes za poslovno komunikacijo ter pravne obveznosti glede računovodstva, kjer veljajo.
• Podpora in varnost: sporočila, neobvezni posnetki zaslona, dnevniki, IP in tehnični identifikatorji; zakoniti interes za reševanje težav, preprečevanje zlorab in varovanje storitve oziroma obveznosti, ki se uporabljajo.
• Produktna analitika in merjenje delovanja: dogodki uporabe, psevdonimni identifikatorji in tehnični podatki; privolitev za nenujno analitiko.

Dokumenti naročnika lahko vsebujejo osebne podatke dobaviteljev, kupcev, samostojnih podjetnikov in kontaktnih oseb, poleg poslovnih postavk, vrednosti in količin. Naročnik določi pravno podlago in obvestila za te posameznike; dokumente obdelujemo za dogovorjeno storitev, ne na podlagi njihove domnevne privolitve ob registraciji. Podatki računa in dokumenti so potrebni za funkcije, ki jih zahtevate; brez njih teh funkcij ne moremo zagotoviti. Analitika je neobvezna.

PDF račune hranimo v Supabase Storage, izluščene podatke in stanje obdelave pa v podatkovni bazi. Celotni PDF se pošlje Google Gemini za prepoznavanje in ekstrakcijo. Uporabljamo projekt z aktivnim plačljivim obračunavanjem. Po obdelavi zahtevamo izbris datoteke iz Gemini Files; to ne pomeni takojšnjega izbrisa vseh varnostnih dnevnikov ponudnika. Po pogojih plačljive storitve Gemini Google poslane vsebine ne uporablja za izboljševanje svojih produktov; omejeno varnostno beleženje je ločena obdelava.

OpenAI za tarifne predloge in ocene prejme izbrane izluščene podatke, na primer opis artikla, številko dela, količino ali podatke o teži in identifikator računa. Ta pot ne pošilja celotnega PDF-ja. Ponudnik lahko hrani zahteve, odgovore in varnostne dnevnike skladno z uporabljenimi storitvami in nastavitvami. Ne trdimo, da velja ničelna hramba.

Pri javnem iskalniku tarifnih številk OpenAI prejme opis izdelka in neobvezne podrobnosti, ki jih vnesete, za pripravo zahtevanega predloga. Ne vnašajte osebnih ali zaupnih podatkov. Ta obdelava je ločena od neobvezne produktne analitike.

Pri podjetju si lahko zapomnimo opise, identifikatorje in potrjene popravke za prihodnja poročila tega podjetja. Ta spomin je ločen od posameznega poročila in se z njegovim izbrisom ne izbriše samodejno. Rezultate umetne inteligence morate pregledati; Minotask ne sprejema končnih pravno zavezujočih odločitev o posameznikih.

Google Gemini: pogoji uporabe in ravnanje s podatki

OpenAI: podatkovni nadzor in hramba API

• Railway: gostovanje zaledja in delovni procesi. Supabase: prijava, podatkovna baza in hramba datotek. Vercel: spletno mesto, analitika in meritve delovanja.
• Google: neobvezna prijava z Google računom in ločeno Gemini za ekstrakcijo. OpenAI: tarifna klasifikacija in ocenjevanje izbranih podatkov.
• PostHog: produktna analitika po privolitvi; samodejni zajem in snemanje sej sta izklopljena. V dogodke ne vključujemo e-pošte, vsebine dokumentov, imen datotek ali identifikatorjev podjetij in poročil.
• Langfuse: sledljivost uporabe umetne inteligence, trenutno za javni iskalnik tarifnih številk. Ta tok beleži podatke o modelu, porabi, trajanju in statusu, ne uporabniškega opisa izdelka. Obseg drugih tokov je odvisen od vključene konfiguracije.
• Resend in ponudnik prejemnega e-poštnega predala: dostava podpornih sporočil in morebitnih prilog pooblaščenemu osebju.

Podatkov ne prodajamo. Ponudniki za spletna plačila niso vključeni v ta seznam trenutnih plačilnih postopkov; račune in pogodbe urejamo ročno. Pred vključitvijo nove obdelave bomo posodobili obvestila in potrebne pogodbe.

Pri preverjanju 15. oktobra 2026 je bila osnovna hramba projekta Supabase v Parizu v Franciji, aktivna zaledna storitev in delovni procesi Railway pa v Amsterdamu na Nizozemskem. Projekt PostHog uporablja EU storitev; Langfuse je konfiguriran za EU naslov storitve. Ti podatki o osnovni konfiguraciji ne zagotavljajo, da vse podporne storitve, podobdelovalci in dnevniki ostanejo v EU. Kadar obdelava vključuje prenos zunaj EGP, mora zanj veljati ustrezen mehanizem in potrebni zaščitni ukrepi. Podrobnosti o prejemnikih, lokacijah in varovalkah lahko zahtevate na info@minotask.si.

Supabase DPA

Langfuse Cloud: Data Processing Addendum

Ohranjamo naslednje roke hrambe kot obveznosti storitve. Zahteve za izbris obravnavamo ročno; posamezni postopki odstranitve niso v celoti samodejni.

• Podatki računa in podjetij, vključno z ločenim spominom podjetja: trajanje računa in še največ 90 dni po zaprtju.
• PDF računi, poročila in izvozi: med trajanjem računa oziroma do izbrisa na zahtevo, v vsakem primeru največ 24 mesecev od nastanka ali nalaganja.
• Artefakti neuspele obdelave: največ 90 dni.
• Tehnični in varnostni dnevniki ter AI dnevniki in sledi: največ 12 mesecev.

Izbris poročila v aplikaciji ga takoj skrije. Običajni trajni izbris se načrtuje po 30-dnevnem obdobju; dejanski zaključek je odvisen od izvedbe postopka in odprave morebitnih napak. To ni jamstvo trajnega izbrisa točno na 30. dan in ne izbriše ločenega spomina podjetja ali kopij pri ponudnikih. Za zahtevo glede vseh povezanih podatkov ali spomina podjetja pišite na info@minotask.si.

Posebej določene zakonske obveznosti, na primer za naše obračunske listine, lahko zahtevajo drugačno hrambo. Ne uporabljamo jih samodejno za vse naložene račune naročnika. Uporabljivi zakonski roki, upravičene izjeme, kopije ponudnikov in varnostne kopije se presojajo ločeno; razlog in obseg pojasnimo pri obravnavi zahteve.

Javni iskalnik lahko rezultat začasno hrani v pomnilniškem predpomnilniku, ki uporablja zgoščeno vrednost vnosa kot ključ. Privzeti rok ponovne uporabe rezultata je 24 ur; to ni zagotovilo fizičnega izbrisa na koncu tega roka. Zapis se odstrani ob preverjanju potekle veljavnosti, izpodrivanju iz predpomnilnika ali ponovnem zagonu. Predpomnilnik hrani ustvarjeni rezultat, ne surovega objekta zahteve; hramba pri ponudniku AI je ločena.

Glede na veljavne pogoje imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve, prenosljivosti in ugovora. Privolitev v analitiko lahko umaknete v nastavitvah piškotkov. Umik ne vpliva na zakonitost prejšnje obdelave. Zahtevo pošljite na info@minotask.si; zaradi varstva podatkov lahko preverimo identiteto in pooblastilo. Pri dokumentih, ki jih obdelujemo za naročnika, zahtevo usmerimo k ustreznemu upravljavcu in mu pomagamo.

Na upravičene zahteve ukrepamo brez nepotrebnega odlašanja in vas o ukrepih praviloma obvestimo v enem mesecu. Ob zahtevnosti ali večjem številu zahtev se rok lahko podaljša za največ dva dodatna meseca; o tem in razlogih obvestimo v prvem mesecu. Morebitne omejitve ali zakonske izjeme pojasnimo pri obravnavi zahteve. Prenosljivost zagotovimo v obsegu, ki ga zahteva zakon, v ustrezni strojno berljivi obliki.

Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije. Naše odločitve o zahtevah v vlogi upravljavca vsebujejo razloge in informacije o pravnem varstvu po ZVOP-2. V skladu z ZVOP-2 odločitev vključuje tudi informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu v 15 dneh od seznanitve z odločitvijo.

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije

Uporabljamo avtentikacijo, preverjanje dostopa do dokumentov, ločevanje podatkov po uporabniku oziroma pooblastilih delovnega prostora in omejevanje dostopa do datotek. Ukrepi ne pomenijo jamstva popolne varnosti ali šifriranja od uporabnika do uporabnika, saj OCR zahteva obdelavo pri ponudniku. Ne nalagajte posebnih vrst osebnih podatkov, ki niso potrebne za dogovorjeni namen. Za vprašanja o varnosti, obdelavi ali pogodbi DPA pišite na info@minotask.si.